Маєте досвід роботи офіс-менеджером, адміністратором або на аналогічній посаді від 1 року;
Вмієте ефективно організовувати свою роботу та працювати в режимі багатозадачності;
Маєте високі комунікативні навички та вміє знаходити спільну мову з колегами й підрядниками;
Вмієте працювати з документами та адміністративною звітністю;
Що потрібно робити
Забезпечення безперебійної роботи офісу та створення комфортних умов для роботи співробітників.
Організація закупівель канцелярських, господарських товарів, води, кави та інших необхідних матеріалів для офісу.
Пошук постачальників, проведення порівняльного аналізу пропозицій та взаємодія з ними.
Контроль якості послуг, що надаються підрядниками, та своєчасне вирішення адміністративних питань.
Підтримка належного рівня чистоти в офісі та координація роботи клінінгових служб.
Організація та підготовка переговорних кімнат до зустрічей, забезпечення їх необхідними матеріалами та обладнанням.
Організація службових поїздок працівників: бронювання квитків, пошук і бронювання готелів, організація трансферів та харчування.
Адміністрування корпоративного месенджера: публікація внутрішніх новин, привітання співробітників із днями народження, підтримка актуальності інформації.
Участь у процесі онбордингу нових співробітників, забезпечення робочого місця, техніки та необхідних ресурсів до першого робочого дня.
Контроль своєчасної сплати комунальних платежів та інших адміністративних витрат.
Організація відправлення та отримання документів, посилок та кореспонденції через поштові та кур'єрські служби.
Координація передачі документів між офісами компанії.
Взаємодія з керівниками структурних підрозділів для визначення адміністративних потреб та своєчасного їх забезпечення.
Контроль технічного стану офісного обладнання, організація його ремонту або сервісного обслуговування у разі несправностей.
Ведення обліку адміністративних витрат та контроль використання ресурсів офісу.
Буде перевагою
Досвід організації корпоративних заходів, відряджень та участі в онбордингу нових співробітників.
